バーチャルオフィスは本当に便利？契約にあたって気をつけるべきことは？
tasanバーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは事業者のために住所を貸すサービスのことを指します。レンタルオフィスのように物理的な部屋としてのオフィスが存在するわけではなく、事業を行う上で各所で利用できる住所を貸し出すものです。
主な機能
バーチャルオフィスが提供するサービスは主に以下となります。
- ・住所を貸し出し（登記可能）と郵便物の転送
- ・電話番号の貸し出しと取り次ぎ
- ・会議スペースの貸し出し
とてもシンプルですね。実際に部屋があるわけではありませんので、作業場としての役割はありません。
対象者と利用用途
バーチャルオフィスを必要とするのは基本的には起業したてで事務所も、事務所を借りる資金もないような人になるかと思います。
起業はしたいけれど自宅（賃貸物件）では登記ができない、または、自宅住所を公開したくないといった場合でしょう。
レンタルオフィスの場合は部屋を利用するのに月5万以上はかかりますから、起業したての個人事業主だと馬鹿にならない固定費となってしまいます。
一方でバーチャルオフィスであれば月5,000円程度から借りることができますからお手軽というわけです。
バーチャルオフィスは本当に便利か？
営業できる住所がない状態で法人登記を行う場合、バーチャルオフィスというのは大変便利なサービスだと思われます。
しかしながらオフィスを借りれないような資金状況で法人を立ち上げるケースというのがあまりイメージできないというのはあると思います。
一方で個人事業主の場合ですが、開業届けは賃貸物件であっても住所を記載しても問題はありません。
一般的に「事務所可物件」とされているのは、その住所で法人登記ができる、オフィスや店舗として利用し複数の人間が出入りしてもよいという物件で、開業届けを出して自分一人で使っている分には問題ありません。
ですので個人事業主がバーチャルオフィスを利用する場合は、
- ・ホームページや名刺に住所を掲載したい
- ・請求書類に住所を掲載しなければならない
- ・特定商取引法に基づく表記が必要な事業をしている
とこういった場合ではないかと思います。
しかし、来店を必要としないような事業を行う場合に、バーチャルオフィスを借りてまで住所を掲載する必要があるかどうかはよく吟味をする必要があるだろうと思います。
もしも「信用」を担保したいためだけに住所の記載が必要ということであれば他の方法も検討すべきだと思います。
例えばですが、クラウドソーシングサービス等で実績を作りそのアカウントとリンクをさせたり、フリーランス協会の会員となって本人確認がされていることを示すことでも信用は担保できるかもしれません。
今の時代少し調べればその住所がバーチャルオフィスかどうかなんてすぐにわかるのですから、バーチャルオフィスそのものに何らかの信用が担保されていない限りその住所を使用するメリットというのはさほどないのです。
バーチャルオフィス契約にあたって気をつけること
バーチャルオフィスを契約する際には解約時の手続きについてもしっかりと確認をしておく必要があります。
契約を結びますので解約時には解約の書面の提出が必要となります。
例えばですが、
- ・解約申請書
- ・住所変更後の名刺の写し
- ・住所変更後のホームページの写し
上記の提出を求められることになります。
メールや電話で解約を受けつけてしまうとそもそもそれが本人かどうかも確認できないわけですから必要な手続きですよね。
また、解約時に求められるのは、解約以降その住所を一切使わないことです。
もし解約後も住所を使用していることが発覚すればその分の料金を請求されることになるかもしれません。
実はこれが案外厄介で、自身の名刺やホームページの住所を変更しても外部サービスの登録した、または、勝手に登録された住所の記載がある場合、それも変更をしなければなりません。
これらが数か所であれば変更依頼を出せばよいですが、運用期間が長くなって変更・削除依頼ができないほどになってしまうとかなり厄介です。
こういったケースを想定するとバーチャルオフィスの住所というのは非常に使いづらいということになります。
まとめ
結論としてバーチャルオフィスの利用をお勧めできるのは、
- ・資金がないけど法人登記をしたい
- ・特商法の掲載が必要な事業を行っている
上記いずれかのケースになるのではないかと思いました。
個人事業主で店舗営業したい場合は、自宅で営業するか、もしくは、事務所可物件、店舗物件を借りるべきですし、店舗営業をしないのであれば住所公開せずに信用の担保は他の方法を検討するのがよいように思います。
電話番号については今は050のIP電話を安く利用できますし不自由はないかと思います。
ちなみにタドワークスの場合は自宅住所を番地までは非公開で掲載しています。
信用の担保は、
- ・ホームページの内容の充実
- ・Googleマイビジネスの運用（住所を公開せずに利用できます）
- ・フリーランス協会に加入
- ・クラウドソーシングのアカウントとリンク
とこういったところでカバーをしています。
Googleの検索エンジンは所在地の評判情報も評価基準に入れている可能性がありますので、他にどこの誰が利用しているかわからない住所を掲載することはリスクもあると考えています。
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